Le bail régit l’utilisation des bureaux

En ce qui concerne les réglementations relatives à l’utilisation des locaux, l’entreprise doit se référer au bail. « Il faut prendre ce réflexe. La plupart des réponses aux questions que se posent les entreprises s’y trouvent», rappelle Anne Leprael. Ce qui relève de la responsabilité du propriétaire, du locataire ou de la copropriété pour l’entretien des bureaux, y est notamment stipulé. En général, l’utilisateur est tenu de vérifier annuellement la conformité électrique des locaux et le bon fonctionnement des moyens de lutte contre l’incendie.

En ce qui concerne d’éventuels travaux, il faut aussi se référer au bail. En principe, l’entreprise peut réaliser des aménagements simples, comme changer des moquettes ou ajouter des cloisons, sans autorisation spéciale. Il suffit d’avertir le propriétaire. Pour des travaux plus importants, elle doit en revanche obtenir une autorisation de ce dernier. Si les modifications touchent les parties communes, la copropriété doit aussi donner son aval. Et si l’extérieur, façade ou toiture, est concerné, il faut en outre demander une autorisation administrative. « Attention aussi aux cas particuliers ! Les bâtiments classés requièrent par exemple une autorisation supplémentaire des bâtiments de France. Si un aéroport se trouve à proximité, certaines couleurs pour la signalétique sont interdites etc. », explique Anne Leprael.

Outre les règles concernant l’entretien et l’aménagement des locaux, le bail définit aussi l’activité de l’entreprise. Celle-ci doit respecter son engagement premier. Si elle souhaite ajouter une nouvelle activité, elle doit demander au propriétaire qui peut accepter, refuser, ou accepter à condition que l’utilisateur fasse certains travaux. De même pour la sous-location. Les conditions dans lesquelles cela est rendu possible sont inscrites dans le bail. En général, la sous-location totale des locaux est interdite. « Lorsqu’elle est autorisée, c’est souvent pour héberger une filiale de l’entreprise », explique Anne Leprael. « La sous-location partielle est beaucoup plus facilement acceptée, poursuit Laurent Lehmann. C’est une mesure nécessaire. Elle est cependant souvent limitée à 50% de la surface des locaux ».