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La rédaction du cahier des charges dans le cadre d'un déméngement de bureaux

Le cahier des charges est le document qui permet aux deux parties de définir les besoins et obligations de chacun dans le cadre du déménagement. Il officialise la relation entre le déménageur et son client.

Le cahier des charges permet d'établir de façon précise les besoins de l'entreprise qui déménage d'une part et les dispositions prévues par le déménageur d'autre part.

Ainsi, l'entreprise (ou donneur d'ordre) peut par exemple préciser les informations suivantes :

- Présentation de l'entreprise et de ses locaux
- Période d'exécution souhaitée (contraintes, planification, ...)
- Nature et importance des biens à déménager
- Répartition des prestations exécutées par le personnel de l'entreprise ou par les déménageurs (emballage, protection, déballage,...)
- Les prestations qui précèdent le déménagement (réunions d'information, inventaires détaillés, ...)
- Le niveau de qualification du personnel de déménagement
- Les procédures de qualité à respecter
- Les conditions financières (modalités de paiement, pénalités de retard, ...)

Suite aux besoins exprimés par l'entreprise, le déménageur répondra en précisant, par exemple, les éléments suivants :

- La personne responsable des opérations
- La planification prévue
- Les moyens mis en œuvre (personnel, matériel, ...)
- Les prestations proposées
- L'éventuel recours à la sous-traitance
- Répartition des prestations entre l'équipe de déménagement et le personnel de l'entreprise
- Les conditions financières

Généralement, c'est le déménageur qui est à l'origine du cahier des charges. Il propose à l'entreprise un éventail de prestations et de possibilités d'exécution et ce dernier précise ses besoins et obligations. Les différents détails sont négociés de cette manière en amont de la signature et peuvent figurer directement sur le devis à défaut d'un vrai cahier des charges.