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Guide des bonnes pratiques en matière d'aménagement d'espaces de travail collaboratif

Pourquoi un espace collaboratif?
L'actualité financière et ses conséquences sur les entreprises ont renforcé le besoin de réduire les coûts immobiliers et d’optimiser les surfaces. D’où un recours toujours plus croissant aux espaces ouverts.
La performance de l’entreprise, l’épanouissement et la capacité d’innovation de ses équipes ont comme préalable un aménagement en espaces ouverts favorisant un mode de management collaboratif. Dans ce contexte, Génie des Lieux avec le concours d’un panel d’experts et de clients utilisateurs finaux Grands Comptes, a souhaité développer et promouvoir des espaces ouverts collaboratifs qualitatifs. Un projet de partenariat à plusieurs entreprises du mobilier de bureaux, pour réfléchir, développer et innover sur des solutions mobiliers correspondant à la tendance forte de l’espace ouvert collaboratif.

10 grandes règles à respecter pour un aménagement d’espaces ouverts efficient ont été tirées des échanges ayant eu lieu lors de ces ateliers.
Un guide en tirage limité les recueille et permettra désormais à chacun de mener à bien une transformation pertinente de ses espaces de travail.

1 - Organisation
Les collaborateurs regroupés au sein d'un même espace de travail collaboratif doivent partager une activité commune, des métiers semblables, avoir un projet en commun ou appartenir à une même unité managériale.
 
2 - Gestion documentaire
Opter pour une gestion partagée des dossiers papiers associée à une gestion commune des équipements d’impression.
 
3 - Aménagement
L'aménagement alliera rigueur et créativité, standardisation et flexibilité, espace individuel et espace d'équipe (affecté et partagé, cloisonné et ouvert), confidentialité et communication.
 
4 - Mobilier
Développer des postes de travail en espace collaboratif répondant à un haut niveau d'exigence ergonomique et adaptables en fonction de l'activité de l'utilisateur
 
5 - Ambiance
Des conditions de travail physiques et ergonomiques optimum grâce au traitement des ambiances en termes d'acoustique, d'éclairage, de colorimétrie, de matériau et de confort thermique, avec la prise en compte du développement durable, (un traitement architectural et technique qualitatif : acoustique, design et éclairage, Un traitement acoustique des espaces collaboratifs performant, voire très performant – un traitement décoratif, synonyme de bien-être et porteur de l’identité de l’entreprise – un niveau d’éclairement respectant les normes préconisées - un traitement CVC respectant les normes préconisées ; un soin particulier apporté à la qualité de l’air)

6 - Management
Des comportements humains adaptés : un management collaboratif, des règles de vie et des comportements adaptés aux espaces partagés

7 - Services
Offrir des services aux occupants qui font gagner du temps, Développer un environnement qui favorise le bien-être. Créer des espaces de confidentialité
 
8 - Projet
Une gestion globale du projet : La volonté d’engagement de la Direction Générale dans le projet - un pilotage transversal de projet – un accompagnement des managers au projet de changement – une communication du projet au personnel pour implication et appropriation
 
9 - Compétences
Des expertises et compétences : Evaluer la situation existante – comparer, explorer, se projeter – expérimenter des solutions – s’adjoindre l’expertise de cabinets de conseil indépendants – recourir à des industriels de référence
 
10 - Gestion immobilière / Maîtrise de coûts
Adopter l'approche coût global : Connaître ce que coûte l'occupant à l'entreprise (le coût global d'un occupant incluant les services, techniques associés… ) sur une année d'activité